1990'lı yıllarda yönetim sistemleri gelişti ve tüm sektörlerin (telekomünikasyon, perakande, medya, sağlık, kamu....) tüm faaliyet birimlerini (satış sonrası servis, bakım onarım, insan kaynakları, duran varlık yönetimi...) kapsar hale geldi ve kurumsal kaynak planlaması ERP (Enterprise Resource Planning) adını aldı. İlk aşamada yalnızca malzeme tedarik fonksiyonuna sahip olan yazılımlar günümüzde işletmelerin tüm bölümlerinin birbiri ile entegrasyon içerisinde çalışmasını hedefler olmuştur. Kapsam bu kadar genişleyince ERP sistemleri artık yazılım olarak tanımlanmamaktadır. Başarılı ERP kurulumlarında işletmeler tüm iş süreçlerini sistem üzerinde yeniden yapılandırmaktadırlar. Özetle ERP sistemleri bilgisayara yüklendikten sonra çalışmaya başlayan ve işletmelerin tüm problemlerini kendi kendine çözecek yazılımlar olarak düşünülmemelidir. ERP Sistemlerinin Avantajları
Bir sipariş düşünelim. Finans, ambar, üretim bu siparişle ilgili farklı işlemler yapacaktır. Her departmanın kendi fonksiyonları içersinde özel yazılımları vardır. ERP tüm bu sistemleri tek bir veri tabanına bağlı, entegre bir yazılım sisteminde toplar, böylece tüm birimler bilgiyi kolayca ve tutarlı biçimde paylaşıp birbirleriyle daha iyi iletişim kurabilirler.
Genel olarak bu sipariş, şirket içinde kağıda yazılmış halde, dosyalarla masadan masaya dolaşır, imzalanır, beklenir, unutulur. Farklı birimlerin farklı yazılımlarında kaydedilir, yeniden kaydedilir. Bunlar gecikmelere hatta siparişin kaybolmasına bile yol açabilir. Farklı sistemlerde yeniden girilmesi hatalara ve tutarsızlıklara yol açar. Bu siparişin hangi aşamada olduğunu istediğimiz anda öğrenmek mümkün değildir. Bunu öğrenmek için epey vakit harcamamız gerekir. Finans departmanında, üretim departmanında bekleyebilir veya sevk edilmek üzere olabilir.
ERP kendi başına çalışan eski sistemleri tek bir yazılım haline dönüştürür. Burada finans, üretim, insan kaynakları, ambar, üretim modülleri vardır. Muhasebe, üretim, ambar hala kendilerine özgü sistemleri kullanmaya devam ederler fakat bu sistemler artık birbirine bağlanmıştır. Böylece bir siparişin durumunu ambar, üretim, muhasebe görebilir.
ERP’nin en iyi nasıl işlediğini görmek için bir müşteri siparişini incelememiz yeterlidir. ERP arka-ofis uygulaması diye adlandırılır. Yeni ERP paketlerinde Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) denilen uygulamalar bulunmakla beraber yine de ERP cephe önünde bulunanlar satış temsilcileri için değildir. Bir müşteri siparişini ele alırsak bu formu doldurmak için birçok bilgiye gereksinmemiz vardır. Müşterinin kredi- risk durumu, ambarda yeterli stok olup olmadığı, üretilecek ise ne kadar zamanda üretilip müşteriye teslim edileceği gibi muhasebe, ambar, üretim birimlerinden gelen bilgilerin tek bir formda konsolide edilmesi gereklidir. İşte ERP bunu yapar.
Bütün bu farklı birimler tek bir bilgi görürler ve bilgi önüne gelen birim onu doldurur, tamamlanınca bir sonraki birime otomatik olarak iletilir. Siparişin nerede olduğu, hangi aşamalardan geçtiği açıkça görülür. ERP şirkete bir ışık tutar bu ışık altında eskiden ulaşılması zor olan tüm bilgiler görülür. Ayni şey finansal raporlama içinde geçerlidir.
Müşteri siparişine yeniden dönelim. Düşünelim ki, muhasebe kendi işini yaptı, ambar kendi işini yaptı. Tüm birimler kendi işlerini kendi duvarları içinde yaptılar. Ve bir hata varsa bu onları ilgilendirmez, başkasının sorunudur. Bu yanlış bir görüş ERP için. Müşteri temsilcisi, sipariş formunun üzerine adını yazıp enter tuşuna basan kimse değildir. Muhasebeden, ambardan, üretimden gerekli bilgileri alıp müşteriye sonucu söyleyen kişidir. Muhasebe departmanı müşteri bilgilerini güncellememişse, ambar stok bilgilerini düzenli girmemişse bunlar hataya yol açar. Müşteriyle konuşurken ambarda stok olmadığı halde varmış gibi görünüp yanlış teslim tarihi verebilir. Yada müşteri riski olumlu olduğu halde olumsuz görüp satış yapmayabilir, şirket hem para hem müşteri kaybeder. Bunlar şirket açısından yaşamsal öneme sahip bilgilerdir. Ve bir kişinin eksik bilgi girmesi yada girmemesi tüm şirketi zora sokar. Kullanıcının bilinçli olup bu tip hatalar yapmaması gerekir.
İnsanlar değişiklikten hoşlanmazlar ve ERP onlara yaptığınız işin yöntemini değiştirin demektedir. İnsanları yaptıkları işi değiştirmeye ikna etmek yazılımı kusursuz hale getirmekten daha zordur. ERP sistemini insanların zaten yapıyor oldukları fatura kesme, stok takip, sevkıyat gibi işlerde kullanmak ERP sisteminin verimini düşürür. İnsanlar bu işleri zaten yapıyorlar bir sistemleri var yeni sisteme geçmekte isteksiz davranırlar. Fakat ERP’ yi gerçek anlamında kullanırlarsa o zaman sistemin gerçek faydası ortaya çıkar. Buda iş yapış şeklinin yada iş akışının yeniden düzenlenmesi demektir.
Finansal bilgileri entegre etmek; Üst yönetim şirketin karına bakmak istediğinde gerçeği farklı yönleriyle araştırmak zorundadır. Muhasebe kendi sistemine göre kar rakamları verir, satış başka formatta kar bildirir, her birim kendi sistemiyle kara ne kadar katkıda bulunduklarının bilgisini verir. E.R.P. tek bir formatta gerçek rakamları sunar. Kimse itiraz edemez çünkü herkes ayni sistemi kullanmaktadır.
Müşteri siparişlerini entegre etmek; ERP sistemi satış (müşteri) temsilcisi siparişi almasından başlayıp sipariş kamyona yüklenip fatura kesilene kadar tüm işlemi kontrol eder. Her birimde bulunan ve diğer birimlerle haberleşmeyen farklı sistemler yerine tüm işlemler tek merkezden idare edilir.
Üretimi standart ve daha hızlı hale getirmek; üretim şirketleri şirketin farklı birimlerinin ayni işi yapmak için farklı bilgisayar sistemleri ve yazılımları kullandıklarını sıklıkla görülür. ERP sistemleri standart bir yöntemle üretim işini otomatik hale getirirler. Farklı sistemlerin, tek ve entegre bir sisteme dönüşmesi, zaman kazandırır, üretimi artırır ve genel yönetim maliyetlerini düşürür.
Stokları azaltmak; ERP üretim işlemini daha pürüzsüz hale gelmesini ve stok kontrol işleminin izlenebilir hale gelmesini sağlar. Böylece stoklar azaltılır, daha iyi planlama sağlanır, ambarda ve üretim yerinde envanterin azalmasını sağlar. Bu sayede maliyetler düşüp rakipler karşısında fiyat ve rekabet avantajı sağlanır.
Personel işlemlerinde standartlaşma; bazı şirketlerin değişik yerlerde fabrikaları ve büroları vardır. Bunlar farklı İnsan Kaynakları sistemlerini kullanırlar. ERP bunları da standart hale getirir.